Als GmbH-Geschäftsführer in Österreich stehen Sie vor der Herausforderung, Ihr Einkommen steuerlich optimal zu gestalten. Die Steuerbelastung kann erheblich sein, doch mit den richtigen Strategien lässt sich die Steuerlast legal und effektiv reduzieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen sieben bewährte und aktuelle Methoden, wie Sie als GmbH-Geschäftsführer im Jahr 2025 Steuern sparen können – und präsentieren Ihnen anhand von Praxisbeispielen, welche beeindruckenden Ergebnisse damit erzielt werden können.
1. Steuerfreie Zusatzleistungen optimal nutzen
Steuerfreie Zusatzleistungen bieten eine hervorragende Möglichkeit, das Nettoeinkommen zu erhöhen, ohne dass zusätzliche Steuern anfallen. Für GmbH-Geschäftsführer sind besonders folgende steuerfreie Leistungen interessant:
Sachbezüge bis 50 Euro monatlich
Gemäß § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG bleiben Sachbezüge steuerfrei, soweit sie 50 Euro pro Monat nicht überschreiten. Dies können beispielsweise Tank- oder Reisegutscheine sein, die die GmbH erwirbt und dem Geschäftsführer unentgeltlich zur Verfügung stellt. Wichtig ist, dass es sich um echte Sachbezüge handelt und nicht um Geldleistungen. Für unsere Mandanten hat sich eine Kombination verschiedener Sachbezüge bewährt, die das monatliche Nettoeinkommen effektiv erhöhen.
Kostenübernahme für öffentliche Verkehrsmittel
Die GmbH kann nach § 3 Nummer 15 EStG die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel steuerfrei übernehmen und behält dennoch den vollen Betriebsausgabenabzug. Dies ist besonders attraktiv, wenn der Standort der GmbH und der Wohnsitz des Geschäftsführers gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind. Unsere Beratungspraxis zeigt, dass diese Maßnahme nicht nur steuerlich vorteilhaft ist, sondern auch zum Umweltschutz beiträgt.
Gesundheitsförderung und Weiterbildung
Förderungs- und Präventionsleistungen zur Gesundheitsförderung können bis zu 600 Euro pro Jahr steuerfrei übernommen werden (§ 3 Nummer 34 EStG). Auch Maßnahmen zur beruflichen Weiterbildung sind nach § 3 Nummer 19 EStG steuerfrei möglich, sofern ein konkreter Bezug zur beruflichen Tätigkeit besteht. Diese Regelung ermöglicht es, Fachkenntnisse auf dem neuesten Stand zu halten und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen.
Kinderbetreuungskosten
Ein besonders wertvoller Steuervorteil ist die Möglichkeit, Kinderbetreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder vollständig von der GmbH übernehmen zu lassen. Nach § 3 Nummer 33 EStG sind diese Leistungen für den Geschäftsführer steuerfrei, während die GmbH die Kosten als Betriebsausgaben abziehen kann. In unserer Beratungspraxis konnten wir für Mandanten mit Kindern im Vorschulalter hier jährliche Steuerersparnisse von mehreren tausend Euro realisieren.
Mehr über Steuerfreie Zusatzleistungen können Sie hier erfahren.
2. Strategische Gehaltsstruktur
Die optimale Gestaltung des Verhältnisses zwischen Geschäftsführergehalt und Gewinnausschüttung ist ein zentraler Aspekt der Steueroptimierung:
Optimale Höhe des Geschäftsführergehalts
Das Geschäftsführergehalt unterliegt der Einkommensteuer mit bis zu 55% in der Spitze, während Gewinnausschüttungen mit 27,5% Kapitalertragsteuer besteuert werden. Allerdings müssen auf das Gehalt keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden, wenn der Geschäftsführer mehr als 50% der Anteile hält (GSVG-Pflicht statt ASVG-Pflicht).
Laut Rechnungshofbericht 2025 verdienen österreichische GmbH-Geschäftsführer im Schnitt €218.900/Jahr, wobei die steueroptimale Bruttospanne bei €5.000–7.000/Monat liegt, da es die progressive Einkommensteuer berücksichtigt und gleichzeitig die Körperschaftsteuer der GmbH reduziert. Bei dieser Gehaltshöhe wird die Progressionswirkung der Einkommensteuer effizient genutzt, ohne in die höchsten Steuersätze zu geraten.
Gewinnausschüttung vs. Thesaurierung
Bei höheren Gewinnen kann es sinnvoll sein, einen Teil im Unternehmen zu belassen (Thesaurierung) und einen anderen Teil als Gewinnausschüttung zu entnehmen. Bei Thesaurierung fällt nur die Körperschaftsteuer von 23% an, während bei Ausschüttung zusätzlich 27,5% KESt auf den bereits mit KöSt belasteten Gewinn anfallen.
Die Berechnung zeigt: Bei einem Gewinn von 100.000 Euro beträgt die Steuerbelastung bei Vollausschüttung im Jahr 2025 ca. 43,175% (24.000 Euro KöSt + 20.900 Euro KESt). Wir empfehlen daher häufig eine gemischte Strategie, die sowohl die persönlichen Liquiditätsbedürfnisse als auch die steuerlichen Aspekte berücksichtigt.
3. Holdingstruktur als Steuersparmodell
Eine Holdingstruktur kann für GmbH-Geschäftsführer erhebliche steuerliche Vorteile bieten:
Schachtelprivileg nutzen
Durch die Gründung einer Holding-GmbH, die die Anteile an der operativen GmbH hält, können Gewinnausschüttungen von der operativen GmbH an die Holding unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei erfolgen (Schachtelprivileg). Dies ermöglicht eine effektive Steuerplanung und Vermögensbildung auf Ebene der Holding. Die internationale Schachtelbefreiung sieht grundsätzlich die Freistellung von „Gewinnanteilen jeder Art aus internationalen Schachtelbeteiligungen“ vor.
Wann lohnt sich eine Holding?
- Gewinnkonsolidierung bei jährlichen Überschüssen > €200.000 (BMF-Richtlinie zu § 10 KStG)
- Vermögensschutz: Separierung operativer Risiken vom Holdingvermögen
- Nachfolgeplanung: Steuerneutrale Anteilsübertragung an Erben (§ 7 UmgrStG)
Kosten-Nutzen-Analyse:
| Szenario | Kosten (Jahr 1) | Steuerersparnis (p.a.) |
|---|---|---|
| Holdinggründung | €5.000 (Notar) | €47.000 |
| Direkte Gewinnausschüttung | – | €0 |
Quelle: Linde Verlag
Umwandlung in eine Holding
Auch eine nachträgliche Umwandlung einer bestehenden GmbH in eine Holdingstruktur ist möglich. Dies kann durch Einbringung der Anteile in eine neu gegründete Holding-GmbH oder durch Ausgliederung des operativen Geschäfts in eine Tochtergesellschaft erfolgen. Die steuerlichen Auswirkungen sollten jedoch sorgfältig geprüft werden, um ungewollte Steuerlasten zu vermeiden.
Rechtliche Rahmenbedingungen:
- Verschmelzung nach § 219 ff AktG: Übertragung des gesamten Vermögens auf eine Neugründung
- Sachgründung nach § 2 UmgrStG: Einbringung von Anteilen gegen neue Holding-Anteile
Steuerliche Auswirkungen:
- Buchwertfortführung: Keine Besteuerung stiller Reserven bei Umwandlung
- Notarkosten: 1,2–1,8% des übertragenen Gesellschaftskapitals
4. Betriebliche Altersvorsorge richtig gestalten
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) bietet GmbH-Geschäftsführern hervorragende Möglichkeiten zur Steueroptimierung:
Steuervorteile der bAV
Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, die eine GmbH für ihren Geschäftsführer leistet, sind als Betriebsausgaben abzugsfähig und beim Geschäftsführer unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei oder steuerbegünstigt. In Österreich wird zwischen bAV-Beiträgen für angestellte Geschäftsführer und jenen für Gesellschafter-Geschäftsführer unterschieden, wobei unterschiedliche steuerliche Behandlungen zur Anwendung kommen.
Optimale Gestaltung für GmbH-Geschäftsführer
Besonders für Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25% Beteiligung ist die Direktzusage eine interessante Option. Hierbei sagt die GmbH dem Geschäftsführer direkt eine Altersversorgung zu und bildet dafür steuerwirksame Rückstellungen. Diese Rückstellungen mindern den steuerpflichtigen Gewinn der GmbH, ohne dass beim Geschäftsführer eine sofortige Steuerbelastung entsteht.
Nach österreichischem Steuerrecht muss bei einer Pensionszusage an einen Gesellschafter-Geschäftsführer zwingend eine Wertpapierdeckung von mindestens 50% der Pensionsrückstellung vorgenommen werden. Andernfalls droht ein Gewinnzuschlag von 30% der höchsten Wertpapierunterdeckung des jeweiligen Wirtschaftsjahres. Die Pensionsrückstellungen wirken sich nicht nur steuerlich, sondern auch bilanziell positiv aus. Laut aktuellen österreichischen Bilanzierungsvorschriften können diese Rückstellungen einen effektiven Beitrag zur Steueroptimierung leisten, wobei die Gesamtbelastung um bis zu 15% reduziert werden kann.
Aktuelle Regelungen 2025
Im Jahr 2025 gelten folgende Grenzwerte und Freibeträge für die betriebliche Altersvorsorge:
- Steuerfreie Einzahlungen in bestimmte Vorsorgemodelle bis zu 300 Euro monatlich
- Zusätzliche steuerliche Begünstigungen für weitere Einzahlungen
- Besondere Regelungen für Gesellschafter-Geschäftsführer mit beherrschender Stellung
Bei der Gestaltung einer optimalen bAV-Lösung berücksichtigen wir bei Team23 immer die individuellen Umstände und langfristigen Ziele unserer Mandanten.
Mehr Info: Linde Verlag
5. Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen nutzen
Durch gezielte Investitionen und Abschreibungen können GmbH-Geschäftsführer die Steuerlast ihrer Gesellschaft optimieren:
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung sofort vollständig abgeschrieben werden. Dies reduziert unmittelbar die Steuerbemessungsgrundlage. In Österreich wird zwischen bAV-Beiträgen für angestellte Geschäftsführer und jenen für Gesellschafter-Geschäftsführer unterschieden, wobei unterschiedliche steuerliche Behandlungen zur Anwendung kommen.
Beispiel: Bei Anschaffungskosten von 800 Euro und einem angenommenen Steuersatz von 50% beträgt die Steuerersparnis 400 Euro – der Staat „zahlt“ also quasi die Hälfte der Anschaffung mit. Bei zahlreichen Anschaffungen vor Jahresende kann dies schnell zu einer Steuerersparnis von mehreren tausend Euro führen.
Digitale Wirtschaftsgüter
Computer, Hardware, Software und Drucker können unabhängig von ihren Anschaffungskosten vollständig im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden. Diese Regelung bietet erhebliches Potenzial zur Steueroptimierung, besonders bei umfangreichen IT-Investitionen.
Sonderabschreibungen
In Österreich gibt es folgende Abschreibungsmöglichkeiten:
- Degressive Abschreibung – Unternehmen können eine degressive AfA mit maximal 30% (nicht 40%) des jeweiligen Restbuchwertes in Anspruch nehmen.
- Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) – Seit 2023 können Anlagegüter mit Anschaffungskosten bis zu €1.000 netto sofort zur Gänze abgeschrieben werden.
- Sofortabschreibung digitaler Wirtschaftsgüter – Computer, Hardware und Software können unabhängig von ihren Anschaffungskosten vollständig im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden.
- Investitionsfreibetrag (IFB) – Ab 2023 können Unternehmen für bestimmte Investitionen einen Freibetrag von 10% (in ökologischen Bereichen 15%) der Anschaffungskosten steuerlich geltend machen. Dies ist das österreichische Pendant zur deutschen Sonderabschreibung
6. Kostenübernahme durch die GmbH
Die Übernahme bestimmter Kosten durch die GmbH kann für den Geschäftsführer steuerlich vorteilhaft sein:
Dienstwagen
Die Nutzung eines Dienstwagens auch für private Zwecke ist bei korrekter Versteuerung des geldwerten Vorteils eine gängige Gestaltungsmöglichkeit. Bei Elektrofahrzeugen gelten besonders günstige Bewertungsregeln. So wird der Bruttolistenpreis für die Berechnung des geldwerten Vorteils bei reinen Elektrofahrzeugen deutlich reduziert, was die monatliche Steuerbelastung erheblich senkt.
Arbeitszimmer und Homeoffice
Die GmbH kann unter bestimmten Voraussetzungen Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschalen übernehmen (bis zu 1.200 EUR / Jahr). Hier ist eine sorgfältige Dokumentation und Abgrenzung wichtig.
Telekommunikation und berufliche Reisen
Kosten für Telekommunikation, Internet und berufliche Reisen können von der GmbH übernommen werden. Bei gemischter Nutzung (privat und beruflich) ist eine angemessene Aufteilung erforderlich. Bei sorgfältiger Dokumentation kann dies zu einer effektiven Erhöhung des Nettoeinkommens führen, ohne dass zusätzliche Steuern anfallen.
7. Strategische Zahlungsterminierung
Das Timing von Einnahmen und Ausgaben kann erheblichen Einfluss auf die Steuerbelastung haben:
Jahreswechseleffekte nutzen
Verschieben Sie steuerlich absetzbare Investitionen, Reparaturen oder Spenden ins aktuelle Jahr, wenn Sie die Steuerlast kurzfristig senken möchten. Umgekehrt können Einnahmen ins Folgejahr verschoben werden, wenn dies steuerlich günstiger ist. Diese Strategie ist besonders wirksam bei schwankenden Gewinnen.
Freiwillige Vorauszahlungen
Freiwillige Vorauszahlungen zur Sozialversicherung können bei schwankenden Gewinnen steuerlich vorteilhaft sein. Bei einem hohen Gewinn im laufenden Jahr können Sie durch freiwillige SVS-Zahlungen Ihre Steuerlast reduzieren. Dies mag zunächst ungewöhnlich klingen, kann aber bei entsprechender Gewinnlage mehrere tausend Euro Steuerersparnis bringen.
Langfristige Steuerplanung
Eine vorausschauende Steuerplanung über mehrere Jahre hinweg ermöglicht es, Einkommens- und Gewinnspitzen zu vermeiden und die progressive Einkommensteuer optimal zu nutzen. Bei Team23 bieten wir unseren Mandanten regelmäßige Steuerplanungsgespräche an, um eine langfristig optimale Strategie zu entwickeln und umzusetzen.
Fallbeispiel 1: Optimierung bei mittelständischer GmbH
Ein Reinigungsunternehmen aus Wien mit 75 Mitarbeitern wandte sich an Team23 mit dem Wunsch nach steuerlicher Optimierung. Der Geschäftsführer hatte bisher ein fixes Monatsgehalt von 12.000 Euro brutto und erhielt zusätzlich Gewinnausschüttungen.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Gesamtsteuerbelastung (Einkommensteuer auf Gehalt und KESt auf Ausschüttungen) betrug über 48% des erwirtschafteten Gewinns. Zudem wurden keine steuerfreien Zusatzleistungen genutzt. Der Geschäftsführer hatte das Gefühl, trotz hoher Unternehmensgewinne zu wenig Nettoeinkommen zu erhalten. Besonders in der personalintensiven Reinigungsbranche mit ihren typisch niedrigen Margen war eine steuerliche Optimierung entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit.
Umgesetzte Maßnahmen
- Reduzierung des monatlichen Geschäftsführergehalts auf 6.500 Euro brutto
- Implementierung eines umfassenden Pakets steuerfreier Zusatzleistungen (Sachbezüge, Übernahme der Kosten für das Klimaticket, betriebliche Altersvorsorge)
- Optimierung der Gewinnausschüttungsstrategie mit 60% Thesaurierung
- Einführung einer gezielten Investitionsstrategie für GWGs und Fuhrparkmanagement (E-Fahrzeuge mit Steuervorteilen)
Erzielte Steuerersparnis
Durch diese Maßnahmen konnte die jährliche Steuerbelastung um rund 34.000 Euro reduziert werden, ohne dass sich das verfügbare Nettoeinkommen des Geschäftsführers verringert hat. Besonders die Umstellung des Firmenfuhrparks auf E-Mobilität brachte zusätzliche Steuervorteile. Ein beeindruckendes Beispiel dafür, wie wichtig eine ganzheitliche Betrachtung und individuelle Steueroptimierung auch in margenschwachen Branchen ist.
Fallbeispiel 2: Umstrukturierung bei Familienunternehmen
Ein Familienunternehmen aus der Bäckereibranche mit mehreren Filialen suchte nach Möglichkeiten zur langfristigen Steueroptimierung und Vorbereitung der Unternehmensnachfolge.
Ausgangssituation und Herausforderung
Der Inhaber der Bäckerei wollte sich aus dem operativen Geschäft zurückziehen und einen neuen Geschäftsführer einstellen. Das Problem: Mehrere Privatimmobilien, die von der Bäckerei genutzt wurden, befanden sich im Betriebsvermögen. Ein Wechsel des Geschäftsführers hätte eine „Steuerbombe“ von ca. 2 Millionen Euro ausgelöst.
Umgesetzte Lösung
- Gründung einer Familienvermögensgesellschaft (GmbH & Co. KG)
- Überführung der Immobilien in diese Gesellschaft
- Einbringung der operativen Bäckerei-GmbH als Tochtergesellschaft
- Der bisherige Inhaber wurde Geschäftsführer der nicht operativ tätigen Muttergesellschaft
Erzielte Steuerersparnis
Durch diese Umstrukturierung konnte eine Steuerersparnis von 2,2 Millionen Euro erzielt werden. Gleichzeitig wurde eine nachhaltige Struktur für die Unternehmensnachfolge geschaffen. Dieses Beispiel zeigt eindrucksvoll, welche erheblichen Steuervorteile durch professionelle Strukturierung erreicht werden können.
Expertenanalyse: Steuertrends 2025
Als Steuerexperten beobachten wir kontinuierlich die Entwicklungen im österreichischen Steuerrecht. Für 2025 sehen wir folgende Trends und Entwicklungen:
Aktuelle Änderungen im Steuerrecht
Das Abgabenänderungsgesetz 2024 und das Progressionsabgeltungsgesetz 2025 haben einige wichtige Neuerungen gebracht:
- Weitere Senkung der Körperschaftsteuer auf 23% (geplant für 2026)
- Änderungen bei Immobilieneinlagen und -entnahmen bei Personengesellschaften
- Neue Formen der Mitarbeiterbeteiligung mit steuerlichen Vorteilen
Bei Team23 halten wir unsere Mandanten stets über diese Änderungen auf dem Laufenden und entwickeln optimale Strategien, um von neuen Regelungen zu profitieren.
Digitalisierung und Steuerverwaltung
Die Digitalisierung der Steuerverwaltung schreitet voran. Elektronische Veröffentlichungen von anonymisierten verbindlichen Auskünften werden zur Regelkommunikation. Dies erhöht die Transparenz, stellt aber auch höhere Anforderungen an die steuerliche Compliance. Wir bei Team23 beraten unsere Mandanten proaktiv, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Internationale Entwicklungen
Grenzüberschreitende Beteiligungserträge und internationale Steuergestaltungen stehen weiterhin im Fokus der Steuerbehörden. Die Regelungen zur Vermeidung von Doppelbesteuerung und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung werden kontinuierlich verschärft. Besonders bei internationalen Aktivitäten ist eine sorgfältige Steuerplanung unerlässlich.
Fazit: Individuelle Steueroptimierung ist der Schlüssel
Die Gehaltsoptimierung für GmbH-Geschäftsführer bietet erhebliches Potenzial zur legalen Steuerersparnis. Durch die geschickte Kombination verschiedener Maßnahmen – von steuerfreien Zusatzleistungen über die optimale Gehaltsstruktur bis hin zu strategischen Investitionen – können Sie Ihre persönliche Steuerbelastung deutlich reduzieren.
Wichtig ist jedoch eine individuelle, auf Ihre persönliche Situation zugeschnittene Steuerplanung. Jeder Fall ist anders und erfordert eine sorgfältige Analyse und Umsetzung. Die dargestellten Fallbeispiele zeigen, welche beeindruckenden Ergebnisse mit professioneller Steuerberatung erzielt werden können.
Als Team23 Steuerberatung unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre individuelle Steueroptimierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Vereinbaren Sie noch heute ein persönliches Beratungsgespräch, um Ihre Möglichkeiten zur Steuerersparnis zu besprechen.
